match blog: Social Media Policy TEIL 1 – Tipps für ein klares Regelwerk im Unternehmen
Vorauszuschicken ist: Social Media Aktivitäten eines Unternehmens passieren - man kann sozusagen nicht nicht mit der digitalen Welt kommunizieren (Paul Watzlawick hätte es sicher pointierter formuliert.) Der Sinn einer internen Social Media Policy ist also das Fassbarmachen und somit Kontrollieren der eigenen Verhaltensweise und der eigenen aktiven Beteiligung des Unternehmens/seiner Mitarbeiter im Social Web.
CHECK 1: WISSENSSTAND: Wissen Ihre Mitarbeiter, worum es überhaupt geht?
Nicht jeder interessiert sich für Social Media, folglich sind die Wissensstände unterschiedlich. Dennoch ist es wichtig, dass auch jene miteinbezogen werden, die nicht vorhaben, selbst tätig zu werden. Interne Kommunikation - und wozu gehören gemeinsame Regeln sonst - darf per se niemanden ausschließen, dieser Schuss ging noch immer nach hinten los. Eine kurze, klare Beschreibung von Social Media und ihrer Bedeutung für das jeweilige Unternehmen genügt; hierbei finden sich bereits genügend Vorschläge im Netz. Maßgeschneiderte Texte für Newcomer bieten Agenturen - hier ist das Wissen geballt und das Rad muss nicht neu erfunden werden, wird aber perfekt adjustiert.
CHECK 2: ROLLE: Wollen Sie als Unternehmen aktiv auftreten und selbst Mitspieler sein?
Diese Grundsatzentscheidung muss das Management treffen. Nur, "weil ja alle dabei sind", müssen Sie sicher nicht mitziehen. Wenn es triftige Gründe gibt, sich (vorerst) eher ruhig zu verhalten und sich erst intensiv mit dem Beobachten (Monitoring) zu begnügen, sollte man auch dazu stehen. Auch das muss klargestellt werden. Denn dann muss in weiterer Folge auch bestimmt werden, dass geschäftliche Interessen auf diesen Wegen nicht verfolgt werden dürfen. Das heißt: Duldet die Firma XY keine offiziellen Auftritte in Social Media Kanälen, so gilt das auch z.B. für die Zweigstelle, die gerne die eine oder andere Facebook Seite für Ihre Kunden öffnet. Verboten ist verboten... Es ist wichtig, hier verständliche Definitionen, gegebenenfalls Ausnahmeregelungen, zu finden.
CHECK 3: VERANTWORTUNG: Wer ist verantwortlich?
Wenn Sie sich dazu entschieden haben, als Unternehmen aktiv zu werden, so muss es auch jemanden geben, der die jeweiligen Accounts/Kanäle verantwortungsvoll und durchdacht verwaltet/managet. Derjenige steht zu Strategie, Konzepten und Kampagnen dann Rede und Antwort, bei ihm laufen sämtliche Fäden zusammen. Er ist auch der Ansprechpartner der Kollegen für Social Media Fragen. Das ist jedoch nicht automatisch auch derjenige, der alle Aktivitäten durchführt! Die ausführende Position kann jeder innehaben, der die notwendigen Fähigkeiten und eine ordentliche Einschulung dazu hat. Das hat nichts mit dem Erfahrungsschatz innerhalb des Unternehmens zu tun. Es geht nur darum, dass eine Grundlinie verfolgt wird. Denken Sie an die Blattlinie einer Zeitung - jeder Angestellte muss wissen, welche Themen und welche Werte dazugehören und welche nicht. Vom Praktikanten bis zum Chefredakteur. Letzterer kann nicht alles selbst verfassen.
CHECK 4: GEGENSTAND: Was darf veröffentlicht werden?
Definieren Sie, was vertraulich und nur für interne Augen und Ohren bestimmt ist und was die Öffentlichkeit angeht. Dieser Punkt ist einer der heikelsten. Die meisten werden sich aber darüber einig sein, dass private Ansichten, die nicht mit der Kompetenzstelle abgestimmt sind, in einem geschäftlichen Blog nichts zu suchen haben. Private Mittarbeiterkommentare müssen deshalb nicht gänzlich verboten werden, sollten aber als solche gekennzeichnet werden.
CHECK 5: AUSMASS: Dürfen Mitarbeiter private Social Media Tätigkeiten während der Arbeitszeit ausführen?
Vorausgesetzt, es gibt Empfang, kann ich Ihnen versichern, sie tun es. - wenn nicht kurz und bündig via Arbeits-PC, dann eben langwierig am Handy. Hat dann auch noch so einen netten "verbotenen" Beigeschmack und reizt umso mehr... Mit etwas Fingerspitzengefühl kann dieser Paragraph im Regelwerk aber sehr gut formuliert werden, wenn Sie diese Fragen beantworten können: Wie definieren Sie Maß und Ziel? Sollen Ihre Mitarbeiter ihre Kenntnisse auf dem Gebiet der Social Media erweitern? Wer hat in Ihrem Unternehmen mit Social Media zu tun?
CHECK 6: NETIQUETTE: Welche Verhaltensregeln gelten im Social Network?
Wenn Sie den Umgang mit Social Media im Allgemeinen erlauben, dürfen die nötigen Umgangsformen nicht fehlen. Im Regelfall unterscheiden auch diese sich nicht wesentlich von allgemeinen Netiquette-Regeln auf öffentlichen Diskussionsplattformen und sind einfach zu recherchieren.
Der Sinn dieser sogenannten Spielregeln ist, dass Sie einerseits das Krisenrisiko in der Unternehmenskommunikation eindämmen indem Sie eine gewisse Sicherheit schaffen. Je eingebundener sich Mitarbeiter in einem Unternehmen, und vor allem in dessen Kommunikation wissen, desto fester ist das Fundament im Bereich PR.
- ENDE TEIL 1 -
Social Media Policy TEIL 2: Wie Sie Ihr Regelwerk erfolgreich implementieren